Eén platform voor complexe processen
Grip op processen die niet in standaardsoftware passen.
Orvestra brengt complexe werkprocessen, communicatie en managementinformatie samen in één flexibel platform. Ingericht op uw organisatie, niet omgekeerd.
Bezettingsgraad
87%
Open acties
23
Op tijd
92%
Uitzonderingen
3
Technologie achter Orvestra wordt al jaren ingezet bij onder andere:
- LUMC
- Amsterdam UMC
- Universiteit Leiden
- Universiteit Utrecht
Herkenningspunt
Wanneer Excel onderdeel van het probleem wordt
Zo ontstaan de meeste complexe processen. Niet in één keer, maar stap voor stap. Tot het moment dat niemand meer het overzicht heeft.
- Eén spreadsheet, goed bedoeld
- Meerdere tabbladen
- Gedeelde netwerkschijf
- Mailtjes en losse bestanden
- Eén medewerker die precies weet hoe alles werkt
- Handmatige rapportages
- Fouten en onduidelijkheid
- Continuïteitsrisico
Met Orvestra
- Eén proces.
- Eén actuele werkelijkheid.
- Duidelijke verantwoordelijkheden.
- Volledige historie.
- Direct inzicht.
Orvestra maakt van een organisch gegroeid proces een beheersbaar digitaal werkproces, zonder het proces uit elkaar te halen.
Drie pijlers, één platform
Werkprocessen genereren informatie. Communicatie verbindt mensen. Inzicht maakt sturing mogelijk.
Deze drie onderdelen zijn geen losse producten. Ze versterken elkaar en komen samen in Orvestra.
Werkprocessen
Rust op de werkvloer
Digitaliseer het daadwerkelijke proces in plaats van alleen de administratie eromheen. Planning, taken, aanvragen, goedkeuringen, formulieren en workflows in één centrale omgeving.
Minder handwerk. Minder fouten. Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers.
Meer over werkprocessen →Communicatie
Iedereen weet waar hij aan toe is
Informatie vanuit het proces komt automatisch terecht bij de juiste persoon. Persoonlijke omgevingen, notificaties en e-mail, per rol of groep.
Geen proces meer dat alleen werkt omdat iemand voortdurend achter iedereen aanbelt.
Meer over communicatie →Inzicht
Van onderbuikgevoel naar stuurinformatie
Dashboards, capaciteit, voortgang, knelpunten en een volledige audit trail. Informatie die nu verspreid zit over spreadsheets en mailboxen, centraal inzichtelijk.
Niet achteraf cijfers verzamelen, maar continu weten hoe het proces ervoor staat.
Meer over inzicht →Voor management en coördinatie
Meer dan procesautomatisering. Grip voor het management.
Digitalisering moet niet alleen uren besparen op de werkvloer. Orvestra maakt een proces meetbaar, controleerbaar en overdraagbaar, zodat u weet hoe uw organisatie er werkelijk voor staat.
- Hoe loopt het proces?
- Waar ontstaan knelpunten?
- Hoeveel capaciteit hebben we?
- Waar lopen mensen achter?
- Wie heeft wat wanneer gewijzigd?
Orvestra maakt deze informatie direct beschikbaar, zonder dat er eerst bestanden moeten worden samengevoegd.
Bezettingsgraad
87%
Open acties
23
Op tijd
92%
Uitzonderingen
3
Van persoonsafhankelijk naar organisatiekennis
Wat gebeurt er als die ene ervaren medewerker morgen wegvalt?
Veel complexe processen bestaan feitelijk uit een spreadsheet, een mailbox, een map op de netwerkschijf en jaren ervaring in het hoofd van één of twee mensen. Dat is geen robuust proces.
Vandaag, in veel organisaties
- Het proces leeft in bestanden en mailboxen
- Regels en uitzonderingen liggen in hoofden
- Inwerken van nieuwe medewerkers kost maanden
- Ziekte of vertrek is direct een risico
Met Orvestra
Regels, stappen, verantwoordelijkheden en uitzonderingen worden onderdeel van het systeem. Kennis blijft daarmee behouden voor de organisatie, niet voor één persoon.
- Nieuwe medewerkers worden sneller ingewerkt
- Overdracht wordt eenvoudiger
- Operationeel risico neemt af
- Het proces wordt reproduceerbaar
Mijn taken
4
waarvan 1 vandaag
Planning vandaag
13.30
Beoordeling aanvraag
Openstaande acties
7
gemiddeld 2 dagen
Recente wijzigingen
- Planning week 43 gewijzigd09.12
- Goedkeuring stageaanvraag gestartgisteren
Modulair en configureerbaar
Geen organisatie werkt hetzelfde. Orvestra hoeft dat ook niet.
Orvestra bestaat uit bewezen bouwblokken die u per organisatie en per proces inricht en combineert. Tussen standaardsoftware en volledig maatwerk.
U begint met de bouwblokken die uw knelpunt oplossen. De rest volgt wanneer uw organisatie er klaar voor is.
Integraties
Past tussen de systemen die u al gebruikt.
Orvestra probeert geen enkel bestaand systeem te vervangen. Het verbindt juist het werkproces dat tussen bestaande systemen in valt.
Het werkproces, centraal tussen uw bestaande systemen in.
Bewezen in de praktijk
Ervaring met complexe processen sinds 2012
Verschillende organisaties gebruiken dezelfde technische basis. De inrichting, processen en gebruikerservaring verschillen per organisatie.
LUMC
Technologie sinds 2012 ingezet bij meerdere opleidingen, waaronder Geneeskunde, Farmacie en Biomedische Wetenschappen.
Amsterdam UMC
Ingezet binnen AMC en VUmc voor complexe planning en ondersteuning van onderwijsprocessen.
Universiteit Leiden
Ingezet voor digitale aanvraag- en beoordelingsprocessen binnen onder andere Bio-Pharmaceutical Sciences en Biologie.
Universiteit Utrecht
Ingezet binnen Farmacie voor planning van praktijkonderwijs bij onder andere apotheken en ziekenhuizen.
Implementatie
Begin bij één proces. Niet bij een megaproject.
Orvestra kan klein beginnen, bijvoorbeeld met één planning, workflow of aanvraagproces. Als dat werkt, breidt u verder uit. Zo is de investering beheersbaar en groeit draagvlak op basis van zichtbaar resultaat.
- 1
Procesverkenning
- 2
Knelpunt kiezen
- 3
Inrichting
- 4
Koppelingen
- 5
Pilot
- 6
Evaluatie
- 7
Uitbreiden
Businesscase
Wat het u vandaag kost, en wat het oplevert
Nu
Excel en losse bestanden
→ geen centrale waarheid
Handmatige communicatie
→ veel afstemming
Kennis in hoofden
→ continuïteitsrisico
Handmatige rapportages
→ veel tijd kwijt
Geen historie
→ moeilijk verantwoorden
Losse systemen
→ dubbel invoerwerk
Met Orvestra
Centraal werkproces
→ actuele informatie
Automatische communicatie
→ minder coördinatie
Proceskennis in het systeem
→ overdraagbaar
Realtime dashboards
→ direct inzicht
Audit trail
→ wijzigingen herleidbaar
Koppelingen
→ informatie stroomt door
Betrouwbaarheid
Gebouwd voor organisaties die moeten kunnen verantwoorden
Orvestra is ingericht voor organisaties waar informatie zorgvuldig moet worden behandeld. Concrete hosting- en certificeringdetails bespreken wij graag persoonlijk.
Rollen en rechten
Iedereen ziet precies wat binnen de eigen rol en verantwoordelijkheid hoort.
Gecontroleerde toegang
Toegang tot het proces is beheersbaar en aantoonbaar ingericht.
Audit trail
Wie wat wanneer heeft gewijzigd, is achteraf volledig herleidbaar.
Centrale gegevens
Eén gegevensbron in plaats van versnipperde kopieën op schijven en in mailboxen.
Single Sign-On
Waar van toepassing koppelt Orvestra aan de identiteitsprovider van uw organisatie.
AVG-bewuste inrichting
Gegevens worden zorgvuldig en doelgericht ingericht, in overleg met uw organisatie.
Over Orvestra
Geen anonieme startup. Een product van ROES IT B.V.
Orvestra wordt ontwikkeld en beheerd door ROES IT B.V. Uw organisatie werkt daarom samen met de mensen die de software bouwen en kennen.
- Directe lijnen met ervaren softwareontwikkelaars
- Kennis van complexe processen
- Langdurige samenwerking
- Maatwerk waar standaardconfiguratie niet volstaat
- Beheer en doorontwikkeling vanuit dezelfde partij
Welk proces kost uw organisatie onnodig veel tijd?
Laat ons zien hoe het nu werkt. In een eerste gesprek onderzoeken we waar digitalisering daadwerkelijk waarde kan toevoegen.